従業員ハンドブック（Employee Handbook）レビューの時期到来！

このコーナーでは米国のHR関連のお話や、ビザ等米国で働くために有益な最新情報を提供しています。今回はPacific Dreams, Inc.の代表、酒井謙吉氏のメルマガ「HRMトーク（2016年12月号）」をご紹介させていただきます。内容は、米国の人事労務管理で必ず必要な従業員ハンドブックのレビューについてです。従業員ハンドブック（Employee Handbook）について詳しくは過去記事を是非ご一読ください！

【第30回】従業員ハンドブック（Employee Handbook）レビューの時期到来！

ご存知のようにアメリカでは企業のほとんどが、カレンダーどおりの会計年度で運営されています。したがいまして、12月エンドで企業の会計年度が締められました後の年明け1月からは新しい会計年度がスタートすることになります。その意味では、日本以上にカレンダーどおりに企業は運営されていると申し上げることができます。州や市の新しい法律や条例の施行、さらに法定最低賃金の改定なども通常、新年1月1日から始まることが多いのも一般的な慣行となっております。

そうなりますと、やはり会社のポリシーや従業員ハンドブックの見直しなどもこの時期、つまり年末年始にかけて行うというのは、理にかなっているといえます。もちろん些細な法律の追加や変更だけであれば、現行の会社運営や人事管理に大きな影響を及ぼすということはそれほどあるわけでもないのですが、例えば有給のシックリーブが法律で従業員に提供しなければならないということになるのでしたら、会社のポリシーやハンドブックの見直しはやはり避けて通れなくなるということがいえます。

州法の変更や追加がとりわけ顕著なカリフォルニア州やニューヨーク州を除けば、会社のハンドブックの見直しは3年に1回程度で行えば恐らく十分だと思います。ですが、現実的には3年おきに必ず見直しをなさっている会社はきわめて少ないのではないかと察せられます。法律があまり変わらない州に会社があるのであれば、見直しの必要性はあまり感じられないという心情もそれはそれでよく分かります。

ただ法律は変わらなくとも、テクノロジーだけはすさまじいスピードで変わってまいります。以前は存在しなかったスマートフォーンやタブレット、そして破竹のような勢いでソーシャルメディアが津々浦々に浸透しています。これらの変化に対して現行のハンドブックだけで職場でのご対応が十分出来るものであるのかということはやはり考慮に入れる必要があります。恐らく以前には起こらなかったような問題が突然出てきたときに、会社としてどのような判断を行い、対処しなければならないのかを問われることになる、そんな事態も経営側として想定せざるを得ない昨今だと申し上げられます。

会社の中で起こりうるすべての可能な問題を予知してハンドブックやポリシーにそれらを書くことなどを出来るわけではないのですが、それでも世の中で起こっていることは自分たちのいまいる会社や職場でも十分起こりうることだという観点から、今一度皆様がお持ちであるハンドブックをご点検なさってみることをお奨めしたいと存じます。そのようなことに時間を当ててみるには、この年末年始の時期というのはちょうどほどよいタイミングとなるのではないでしょうか。

ハンドブックを自社内で見直すということは決して簡単なことではありませんので、見直しに躊躇されるのであれば、外部の信頼できる、日系企業の経営に精通したHRコンサルタントに依頼を出されてみるのが何よりも安心できるやり方です。もちろん弁護士に依頼を出してもよいのですが、その場合は最初から弁護士にすべてを丸投げせずに、ある程度自分たちで、あるいは外部の協力を仰いだ中で、変更や追加などを行った後に法的な上での再確認をとる意味でレビューしてもらうのが弁護士の上手な活用の仕方ではないかと考えます。

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QUICK USA, Inc.ではPacific Dreams, Inc.社と共同で、従業員ハンドブックの新規作成、見直しや改定のコンサルティングを提供させていただいております。連邦や州の最新の雇用労働法を照らし合わせながら、貴社に最適な従業員ハンドブックをご提案させていただきます。見積もりや納期についてなど、従業員ハンドブックについて、何でも下記までお気軽にご相談ください！

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【執筆】

Pacific Dreams, Inc.
President & CEO
酒井謙吉
www.pacificdreams.org
Phone: 503-783-1390

Pacific Dreams, Inc.は、迅速で精度の高い技術翻訳サービスを手頃な価格で提供することを目的に、オレゴン州のポートランドにて酒井謙吉氏とアイリーン酒井氏によって 1992年に設立されました。現在は翻訳サービスに加え、全米50州にある日系企業に対して人事・労務コンサルティングおよびHRサポートサービスを提供しています。

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