このコーナーでは、アメリカの人事関連の情報やビザ等、アメリカで働くために有益な最新情報を発信しています。今回は、従業員ハンドブックのアップデートについてです。是非、参考になさってください。
2020年に向けて、従業員ハンドブック（Employee Handbook）のアップデートはお済みでしょうか？
アメリカでは毎年、いくつかの州や市で新しい法律や条例が施行されます。新しい年のはじまりの1月1日に施行開始される雇用・労働に係る法律や条例も多くあることから、多くの企業が年末年始にかけて会社の従業員ハンドブックやポリシーの見直しをされています。皆様の会社では従業員ハンドブックのアップデートはされましたでしょうか？
１．従業員ハンドブック（Employee Handbook)とは？
まず、従業員ハンドブック（Employee Handbook）について簡単におさらいをしておきましょう。従業員ハンドブックとは、アメリカ版の会社就業規則および雇用上におけるポリシーを含めた従業員のガイドラインを指します。アメリカでは、会社規模の大小に関わらず、自社の規則や各種手続きについて従業員ハンドブックに記述し、従業員全員に渡します。従業員ハンドブックには会社の就業規則など、従業員全員に適用される方針を記載します。
この従業員ハンドブックは社内で作成することもありますが、第三者の目から見た公正な書類作成を目指すために、弁護士やHRコンサルタント等、外部の第三者機関に委託し作成する企業も多くあります。会社設立時に立派な従業員ハンドブックをつくったものの長い間更新していない会社も中にはありますが、アメリカでは雇用に係る法律が毎年のように変わりますので、最新の法律に準拠させるためにも従業員ハンドブック（Employee Handbook）の見直しが必要です。
2．従業員ハンドブックはなぜ必要？
アメリカでは連邦および州ごとに雇用・労働に係る法律が定められており大変複雑です。従業員の企業に対する訴訟も頻繁にあるため、法律の制定や改定には常に気を配る必要があります。特にアメリカにある日系企業の場合、管理職に日本からの駐在員を配置することも多く、着任間もない場合には、アメリカの法律に精通されていない方も中にはいらっしゃいます。しかしながら、アメリカにおいては必ずアメリカの法律に則った人事労務管理を行わなければいけません。また、会社は常に訴訟のリスクがありますので、規則についてはしっかり従業員ハンドブックに明記し、入社時に行う従業員オリエンテーションなどの機会を使って正確に従業員に伝え、相互に理解を深めることが非常に必要です。
従業員に対しては一貫性をもって公平に取り扱う意味でも従業員全員に従業員ハンドブックを配布することが必要となります。従業員ハンドブックを全従業員と共有することで、社員のモラルや士気を高めたり、会社を訴訟などの法的なリスクから守ることにもつながります。従業員ハンドブックは法律で義務付けられたものではありませんが、こうした意味からも設置はもちろんのこと、常にアップデートするようにしましょう。
3．従業員ハンドブックに入れるべき内容
従業員ハンドブックの内容は、定型のものはなく企業によって異なります。わかりやすい例で言えば、就業時間や休日の規定は会社によって違います。法律に則り、自社の経営にそった内容で制作します。また、従業員ハンドブックは、従業員全員に共通の理解を促すものですから、読みやすく、理解しやすいよう平易な言語表現を心がけます。文章はなるべく短くして、ポイントを簡潔に述べるようにします。箇条書きなどを用いるとさらにわかりやすくなります。
従業員ハンドブックには、おおまかに分けると、規則、手続き、慣習が記載されます。具体的には、就業時間、従業員の分類、給料の支払い、福利厚生、違法薬物の禁止、出張規定、雇用の終了、守秘義務、違反行為、メールやインターネット使用規定、懲戒手順、ハラスメント防止、申請手続きなどを記載します。
4．従業員ハンドブックの運用
従業員ハンドブックは、まず入社時のオリエンテーションの際に新しい従業員に配布されます。そして、各従業員に対して従業員ハンドブックの内容について説明をすることが望ましいでしょう。また、従業員ハンドブックを受け取った従業員は「従業員ハンドブック受領証明書」に署名をします。そして、企業は署名された「従業員ハンドブック受領証明書」を、従業員個人ファイル内に保管し、いつでも取り出せるようにしておきます。この署名により、万一訴訟が起こった場合には、就業規則や解雇規約についての従業員の主張を弱め、会社を守ることができるケースもあります。一方、従業員は従業員ハンドブックを手元に保管し、規則について確認したい場合には逐次内容を確認することができます。
5．ハンドブック見直しのポイント
連邦、州の労働・雇用に係る法律に変更がないかまずは確認しましょう。いくつかの州では、人権に係る法律、最低賃金、マリファナの使用に係る法律等、2020年も新しい法律の制定や改定が予定されています。また、最近ではテクノロジーの進化には目まぐるしいものがありますので、こうしたテクノロジーに関するポリシーなども新たに追加していらっしゃる企業さんもあるようです。また、福利厚生など自社のルールで変更のある場合には、ハンドブックも必ずアップデートをしましょう。
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