現在米国でも深刻化しております新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大のため、在宅勤務に振り替えられ、対応が難しい局面と存じておりますので、「アメリカの人事部」では、在宅勤務時の疑問質問をPhilosophy LLCの山口憲和氏にご回答いただきました。
貴社の皆様がご無事でいらっしゃることを願っております。
在宅勤務特集
「在宅勤務移行までに準備すること、ものは何でしょうか？」
最低限の在宅勤務のルールを決めることだと思います。緊急で”Shelter in Place”命令が出たため、既に強制的に在宅勤務に移行している従業員もいると思います。その場合は、運営をしながらルールを固めていく柔軟性も必要だと思います。
必要なものは、パソコンやネットワークの環境だと思います。
「管理部門（経理、総務、人事など）の在宅勤務は可能でしょうか？出社の頻度は？完全在宅は可能でしょうか？」
今回のコロナウイルス対策は、今まで在宅勤務を導入していなかった企業にとってはチャレンジするよい機会かもしれません。経理、総務、人事等の管理部門でも在宅で行える仕事が増えて来ていると思います。
ネットワークの環境、パソコン等の環境が整っているとemail、SkypeやZoom等のネット会議システムを活用してかなりの仕事が在宅で可能になります。
最近のオフィスはWeWork等の仕事環境のように仕事そのものの遂行よりも、コミュニケーションをとるための空間を備えているのをお気づきかと思います。これも出社した時に必要なコミュニケーションを促進する促進剤になっています。
「経理システムを導入したパソコンを自宅で使っても問題ないか？」
最近はクラウドのシステムを利用している会社も多いと思います。
ネットワークのセキュリティが保たれていれば、自宅で利用することも問題ないと思います。また、管理する情報によって責任あるポジションの従業員に限定して操作可能にするという方法もあります。
「従業員の勤務時間の管理方法や問題点について教えてください」
Non-Exemptの場合は、雇用者が勤務時間の管理をする義務があります。勤務時間の記録をする方法を決めて、勤務時間の記録をとります。休憩時間や食事休憩のタイミングが州法で決まっている場合もありますので、その場合には法律が遵守できるように指示を出すことも必要です。
問題は、休憩時間をきちんと守れなかったり、残業代のコントロールが難しくなる場合があります。残業をする場合には必ず上司の許可をとる等のルールを決めておきましょう。
また、在宅勤務の場合、仕事をしている姿が見えないため、日報や週報等の仕事の記録をとることが必要です。最近はタイムレコード（仕事の種類やプロジェクトごとに仕事の時間を記録する）システムやアプリが充実してきていますので、このようなツールを使って仕事の管理をすることも考えられます。
尚、オフィスクローズによって勤務時間が短縮するNon-Exemptの従業員も増えております。勤務時間が短縮された場合、Non-Exemptには勤務時間分の給与が支払われるため、給与が減額になっているケースがあると思います。その場合は、勤務している各州の失業保険に申請できる可能性がありますので、御確認下さい。
また、Exemptの従業員は週のうち少しでも仕事をした場合は基本的にはその週の給与は差し引くことが出来ませんので、給与の減額を行わない方がよいでしょう。
「現在の状況を受け、解雇を検討しております。解雇の際に気を付けるべき点は何か。」
基本的にはAt-Willによる雇用関係になっているケースがほとんどだと思いますので、いつ、どんな理由によっても雇用者は解雇できます。但し、その解雇が差別の要素を含んでいると思われると不当解雇として訴訟問題等になる可能性もあります。
仕事が減って解雇をする場合には、年功などの基準にすると差別として考えられにくい方法が考えられます。また、戦略的に仕事のスキルやポジションで取捨選択する場合が考えれます。この場合は女性差別、年齢差別、人種差別として考えられないように、ビジネス計画や戦略計画との整合性が求められます。文書としてその計画に裏付けをもっておく必要があると思います。
「在宅勤務が出来ない社員を自宅待機にしていますが、シックリーブは使用できるか？」
Sick Leaveの利用は州法やCity Ordinance等によって対応が異なります。また、今回はコロナウイルス対策のために特別対応を求められる可能性がありますので、各地域で充分確認することをお勧めします。
「在宅勤務予定の社員にPC等のデバイスを使用させるが、注意点は？」
貸与する場合の貸し出し書類や貸与する場合の損害について自己負担を求めたりする契約書を作成することが考えられます。Bring your own device（BYOD）のポリシーを作成していただき、例えば 勝手にソフトウエアをダウンロードしない、自分の個人利用を行わない等のルールを作成することが考えられます。
「在宅勤務において、労災保険は適応するのか？」
在宅勤務においても労災保険は適用されます。労災保険会社にどの職種の従業員がどの住所で在宅勤務になるかを事前に報告してください。
「トレーニング期間中の社員が在宅ではひとりで仕事が進められない為、対応をどうするか困っています。出社も避けたいので、どうしたら良いか？」
どのようなトレーニングを行う必要性があるでしょうか？
SkypeやZoom等でトレーニングを行うことが可能であれば、チャレンジして、リモートでも研修ができるようにこの機会に整備するのはよいチャンスかと思います。
トレーニングが暗黙知化している場合は、共有が難しいですが、トレーニングを形式知化することで、トレーニングを文書化や動画化することで、他のトレーニングに利用できる可能性も広がると思います。ZOOM等は通話を録画できますので、通話を編集してトレーニング教材とできる可能性もあると思います。
「オファーレターに記載した採用時期を遅らせたいが、可能でしょうか？」
オファーレターは契約ではありませんので、基本的には変更は可能です。変更を受け入れるか否かはもちろん応募した方の判断になります。
「会社が業務命令としてこういった状況で出社命令をだせるのか？またそれによって罹患したときに補填があるのか？」
州やCityのOrderに寄ります。Orderに従わない場合は罰金や禁固刑の対象となっている場所もありますので、御確認下さい。
「在宅勤務者に会社のデバイスを貸与するがその際に破損、盗難等は貸与された者が全て責任を負う。という契約書にサインさせることはできるのか？」
会社のデバイスは会社の資産ですので、その資産を貸与する場合の契約書を作成することはよくあります。詳しくは弁護士にご相談下さい。
「ハンドブックに在宅勤務の規定はないが在宅勤務規定は必要でしょうか。」
在宅の規定や在宅の契約書等を作成する場合は専門家にご相談いただくとよいと思います。契約書の場合は弁護士にご相談下さい。
連邦政府、各州、各カウンティ、各CityからExecutive Orderが出ている状況ですので、上記の内容でExecutive Orderに従えない場合は、各法律やExecutive Orderに従うようにして下さい。
この記事に関してご質問は、Philosophy LLC まで、お気軽にお問い合わせください。
【回答】
山口 憲和
Norikazu (Kazu) Yamaguchi,
MBA, SHRM-SCP
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Philosophy LLC
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免責事項：山口憲和は、この記事の中で正確で常識的、倫理的な人事管理、雇用者、職場、保険情報等を提供するために万全を期していますが、山口憲和は弁護士ではなく、この記事の内容は 法的助言として解釈できません。 不確かな場合は、常に弁護士に相談してください。 この記事上の情報は、ガイダンスのためだけに提供されており、決して法的助言として提供されるものではありません。この情報を利用して損害が生じた場合でも弊社では責任を負いかねますのでご了承下さい。
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