効果的なWEB採用面接を実施するための10のコツ
アメリカでは多くの州でSafer at Home Orderが発令されて以来、WEB面接を取り入れる企業様が急激に増えています。新型コロナウイルスの流行が多少収まっても、一次面接では、対面による面接は控え、WEB面接を継続する企業も多いのではないかと予想されます。また、WEB面接をまだ導入されていない企業様も、採用プロセスの一部にWEB面接を取り入れることで、様々なメリットを得ることが出来ます。
WEB面接では下記のようなメリットがあります。
・受付業務などのプロセスを省力化することができる
・採用までのリードタイムを短縮でき、競合よりも先にプロセスを進めることができる
・遠方の候補者を選考することが可能になり、より多くの人材から自社に合った人材を見つけ出すことができる
・面接の人件費や出張費などのコストが削減できる
今回は、より効果的なWEB面接を行っていただくために、面接を行う側として注意すべき点や取り入れるべき点をまとめてみました。
５．話すスピードは80%、簡潔な質問を心がけ、ジェスチャーを取り入れる
WEB面接に必須な高速かつ安定したネット環境、およびWEB面接のシステムを社内で整えましょう。WEB面接で使われるツールもZoomやSkype、Line、Facetimeなど様々なツールが近年使用されています。
また、スケジュールや候補者の情報管理機能を備えたWEB面接に便利なアプリも複数開発されています。それぞれのツールの特徴をよく知って、最適なツールを活用しましょう。
ネット環境が整ったら明るく静かにWEB面接が行える環境の準備が必要です。普段ミーティングに使用される会議室などを利用しましょう。
Web面接ではいざ時間になって接続してみたら、繋がらない、アカウントが見つからないなど直前でのトラブルをよく耳にします。社内で接続テストを行ってみる、候補者のアカウントを登録しておいて、可能であれば事前にコメントを送っておく等の事前確認を行うことで大半のトラブルを防ぐことが出来ます。
また、応募者はWEB面接のツールを使い慣れていなかったり、システム的なエラーで遅れて来ることもあります。事前に使い方を説明する詳しい資料や取り扱い説明書を送るようにしておけば、スムーズに面接を開始することが出来ます。
パソコンはスマホやタブレットに比べて画質や音程が格段に安定しています。WEB面接はスマホではなく、パソコンを使用するようにしましょう。Web面接の際に雑音を遮ってくれるマイク付きイヤホンがあると面接に集中できるのでおすすめです。
WEB面接を行う際は、カメラを出来るだけ自分の目線の高さに合わせましょう。カメラを目線よりも低い位置に設置すると応募者を見下ろしているように映ってしまい、相手に威圧感を与えてしまいます。面接担当者は応募者に企業への第一印象を与える重要な役目を担っています。悪い印象を与えてしまわないように気をつけましょう。
５． 話すスピードは80%、簡潔な質問を心がけ、ジェスチャーを取り入れる
WEB面接では雑音や音質の悪さ、タイムラグなどで会話が聞き取りづらいという事態が起こり得ます。スムーズで心地良いコミュニケーションがとれるよう、ゆっくり話すことを意識しましょう。
そして、質問は端的に分かりやすい内容を心がけてください。 また、言葉だけでなく、身振り手振りなどジェスチャーを使って、視覚にも訴求するコミュニケーションを行うとコミュニケーションがより円滑になり、こちらの意図が候補者に伝わりやすくなります。
WEB面接は対面よりも相手の温度感が伝わりにくいと言われています。それは候補者のリアクションだけでなく、面接官も同じです。頷いたり、微笑むなど、感情を伝える動作をしっかり活用しましょう。面接官は候補者とのコミュニケーションがうまくとれるよう、不明瞭な話し方は避けて、声に抑揚をつけ、はっきりと発声することが望まれます。
WEB面接では開始直後のアイスブレイクが非常に重要になります。対面での面接に比べて、心の準備を行う時間が短く候補者が緊張してしまったり、不安になっていることがあります。アイスブレイクを上手に効果的に行うことにより、候補者にリラックスしてもらい、落ちついて面接に臨んでもらうことにより、候補者の個性を最大限に引き出し、自社にフィットする人材かどうか判断することができます。
対面の面接では入室時の所作や話す時の姿勢など、候補者の全体的な雰囲気をみることができますが、WEB面接でははディスプレーを通してしか相手を見ることができず、得られる情報が少ないと思われがちです。ですが、WEB面接だからこそ得られる情報もあります。例えば、カメラに写っている自宅について質問をしてみるのも、候補者の個性を引き出すためにはよいのではないでしょうか。
WEB面接は対面での面接と違い、候補者に会社の雰囲気を直接感じてもらうことができません。可能であれば、出来るだけオフィスの雰囲気が伝わる場所で面接を行う、会社の製品を用意しておく等、会社の雰囲気を感じてもらえる工夫が必要になります。社内の雰囲気が伝わるエピソードなども用意しておきましょう。
WEB面接中にパソコンを操作するのは止めましょう。メモをパソコンでとりたい方もいらっしゃるかもしれませんが、マイクが思っているより大きな音でキーボードのタイピング音やマウスのクリック音も拾ってしまいます。できればメモには紙とペンを使うようにしましょう。また、アプリの通知やエラー音なども相手に筒抜けになってしまうので、使用するウィンドウ以外はすべて閉じておくことが大事です。
以上が、効果的なWEB面接のコツになります。Safer at Home Orderが出ている今も、また解除されてからも、WEB面接を効果的に実施して、よりよい人材を、よりスムーズにご採用されてください。WEB面接をまだ取り入れていない企業様は、ぜひ貴社の採用プロセスに取り入れてみてください。
【執筆】
豊田昭裕 (Akihiro Toyoda)
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